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Por J. Manuel Arango C.

Dr. Iván M. Arango P., Coordinador del Grupo de Atención al Ciudadano y Trámites de la Dirección Territorial Bogotá (Ministerio del Trabajo), instalando el Taller: “Socialización Ventanilla Única de Trámites y logros en el PND.

Jul 19/19.- Con la presentación que hiciera el Dr. Iván M. Arango P. Coordinador del Grupo de Atención al Ciudadano y Trámites de la Dirección Territorial Bogotá. poniendo en contexto al auditorio frente a sus versados panelistas que intervendrán en los temas, de socialización promoción o divulgación de la Ventanilla Única de Trámites y Servicios -VUT- y otros que tiene el Ministerio del Trabajo a través de plataformas presenciales y virtuales. "Vamos a exponer todo lo que son requisitos en cuanto a horas extras, ventanilla única de trámites, certificación de despidos de aquellos empleadores que contratan personal en condición de discapacidad y horas extras; quedándoles y quedándonos la responsabilidad, de generar la divulgación al interior de sus organizaciones para generar obviamente un mecanismo más ágil con la ciudadanía. De eso se trata, y nosotros como servidores públicos, tener estos canales de comunicación” dio por instalado este gran taller realizado hoy; en el que participaron Organizaciones Sindicales, Gremios, Empresarios Comerciantes, Ciudadanos, Medios de Comunicación Alternativos -CLARIN de Colombia-; .

Seguidamente, intervino el primer panelista, Dr. Jairo Cardozo Salazar. Director de Inspección, Vigilancia y Control Ventanilla Única de Trámites y Servicios (VUT) y Beneficios Económicos Periódicos (BEPS), quien de manera muy fluida y clara explica sobre esta herramienta que implementó el Min trabajo desde noviembre reciente, como es la parte digital en lo de la VUT, quien afirma:

“Herramienta muy importante que ha desarrollado el Ministerio de Trabajo como es la VUT -Ventanilla Única de Trámites y Servicios- para que todos los actores y nuestros clientes: trabajadores, Empresarios, Organizaciones Sindicales; conozcan de la herramienta avanzando en su utilización, con miras a implementar el estado digital. Hemos visitado 12 capitales porque el Ministerio del trabajo tiene amplia cobertura en el territorio nacional. El Ministerio tiene 32 Direcciones Territoriales en cada uno de los Departamentos más la dirección territorial del Distrito Capital y tres oficinas especiales adicionales como la de Buenaventura, Urabá Antioqueño y Barranca bermeja y presencia en 119 Municipios del país.

La VUT y Servicios, se hizo oficial el 8 de noviembre que a pesar de estar desarrollada la herramienta, la plataforma tecnológica del Ministerio no fue suficiente para soportar la entrada en producción de la ventanilla en todo el país que ya es un logro a partir del 30 de junio reciente; siendo la Dirección territorial de Bogotá la más antigua con el uso de la VUT, aun la utilización por parte de la ciudadanía no es el esperado siendo apenas en un 8% de su uso en el el total de los trámites que se radican y el 92% de tramite presencial siendo la idea, llegar a invertir esas cifras en mejoramiento de la herramienta virtual, por lo que se requiere de todo un proceso de socialización para que los ciudadanos se familiaricen con la herramienta y paulatinamente ir dando ese giro hacia el porcentaje que buscamos. Por eso la necesidad de realizar más eventos con el de esta mañana, para socializarlo con empresarios y gremios, que nos interesa muchísimo con los gremios, por ser multiplicadores de la información para sus empresas afiliadas, de ahí la socialización con empresarios, gremios, academias, trabajadores y organizaciones sindicales.

Adicionalmente se va a hacer todo un plan de divulgación a través de medios de Comunicación nacional y regionales durante el mes de septiembre teniendo en cuenta que se requiere de todo un proceso licitatorio.

Concepto y ventajas

Ventanilla Única, es una herramienta tecnológica que facilita a los ciudadanos, empresarios y organizaciones sindicales adelantar algunos trámites que antes se hacían presencialmente.
Entre las principales ventajas, tenemos:
-Fortalecimiento de los procesos en la atención al ciudadano, mediante un servicio cercano, pertinente y de calidad; donde el ciudadano puede realizar toda su interacción con el estado de manera mucho más sencilla;
-Ahorro de los recursos y la disminución de tiempo para la radicación, asignación y respuesta de los trámites, siendo parte de la política nacional denominada “cero papel” ahorrando recursos en todos los sentidos, ya que menos papel, menos costos en desplazamientos; ahorro del recurso humano para la atención pronta, oportuna y eficaz de cada uno de los trámites.
-Hace parte de la lucha contra la corrupción, por el hecho de que generan transparencia, en la medida de que el usuario tiene una plena trazabilidad, -un seguimiento constante y permanente de su trámite-, en tiempo real a travé3s de la página web del Ministerio  o directamente en la sección de “Atención al ciudadano Trámites y Servicios” de la misma,  ; para hacer seguimiento eliminando focos de corrupción.
Cuando hay tramitología, esta puede constituirse en foco de corrupción a través de tramitadores etc., haciendo que al final la situación se torne bastante compleja para el usuario. Los servidores públicos en su inmensa mayoría son y somos personas con vocación de servicio y con una vocación de honestidad y transparencia en su gran mayoría; no obstante, no es un secreto que se generan actos de corrupción en algunos servidores públicos aprovechándose de la tramitología para buscar algún tipo de prebenda por parte del usuario para hacerle agilizar su trámite.
-Eliminación de errores, al momento de diligenciar la documentación, porque cuando se hacen tramites, físicos, presenciales manuales, siempre la posibilidad de error es mayor cuando se sintetizan los procesos, sin que se quiera decir que la sistematización de los procesos elimina totalmente la posibilidad de error, pero si se minimizan, especialmente porque la herramienta tecnológica tiene unos campos que deben ser llenados debidamente impidiendo continuar, obligando ir corrigiendo el error. Teniendo en cuenta que toda la información de un trámite desde inicio a final, toda la información va a quedar albergada en la nube, garantizando que se mantenga allí, que siempre esté disponible y que no sufra deterioro, como la documentación física que es más susceptible del deterioro, como por un accidente, se extravían fácilmente;

-Incremento de la eficiencia de la gestión optima de información a través de estandarización de procesos de interoperabilidad, incrementando la eficiencia de la gestión pública, ya que cuando se hacen los repartos de manera tecnológica se disminuyen los tiempos; ya que cuando el ciudadano ingresa su trámite, la herramienta signa a la bandeja de entrada del funcionario que va a conocer del trámite y el usuario va a tener ingreso remoto desde su computador o celular verificando su trámite en qué estado va.
-Uniformidad de criterios en la exigencia de requisitos para para la aceptación de los trámites, distinto a cuando se hace presencial, ya que en cada territorial, se incurre en orientaciones involuntarias distintas a lo requerido, haciendo más difícil la consecución de lo esperado por el usuario; y con la herramienta, el usuario va siendo escalado en sus requisitos para los trámites.

El Ministerio del trabajo, tiene un total de 26 trámites desde el área de inspección, vigilancia y control, -porque pueden haber otras áreas- pero en términos generales son 26 trámites a los que acuden los ciudadanos a través del área de Inspección, vigilancia y control que es el área encargada de la VUT.

Trámites digitalizados
De esos 26 trámites, se lograron digitalizar 20 y el numero 21 está en proceso de digitalización quedando cinco trámites que deben ser diligenciados de manera presencial en este momento, debido a que por alguna norma de marco legal, hace necesario la presencia del ciudadano ante el Ministerio del trabajo

Participación de los actores en los 20 trámites
-Empleadores: Tanto empresas naturales o jurídicas, 11 de los 20; que son: -Aprobación del reglamento de trabajo de las empresas de servicios temporales; -la comprobación de trabajo sin solución de continuidad; autorización para la terminación del vínculo laboral o de trabajo asociativo a trabajadores en situación de discapacidad (que tienen un fuero especial); -Autorización para los trabajadores laborar horas extras; -autorización al empleador para despido colectivo de trabajadores por clausura de labores total o parcial en forma definitiva o temporal; -constatación del cese de actividades, -autorización a la empresa para la disminución de su capital; -autorización al empleador para suspensión de actividades hasta por 120 días; autorización para terminación de contrato a trabajadoras en estado de embarazo o lactancia (que tiene un fuero especial); -autorización para funcionamiento de empresas de servicios temporales y de sus sucursales. -muy prontamente esta de sucursales, saldrá del trámite, por estar en ciernes un decreto determinado que con la autorización de la principal, se entiendan autorizadas las sucursales-; -certificación de trabajadores en condición de discapacidad contratados por un empleador.
-Asociaciones de pensionados, 4 trámites, privilegiando a personas vulnerables como son los adultos mayores evitándoles las filas, congestiones y desplazamientos que son: -Aprobación de los estatutos, -reconocimiento de la Personería Jurídica; -cancelación de personería J; -expedición de certificado de existencia y representación legal de las asociaciones de pensionados.

-organizaciones sindicales, 3 de los trámites que recogen en su totalidad lo que las organizaciones sindicales normalmente tramitan ante el Ministerio del Trabajo: -Declaratoria de la Unidad de empresa, que normalmente no las piden las empresas sino las organizaciones sindicales para efectos de negociaciones etc.; -convocatoria e integración del Tribunal de arbitramento para la solución de conflictos laborales, que también normalmente son solicitudes de organizaciones sindicales más que de empleadores, cuando los sindicatos deciden irse por el TA, este es un tema, que algunas veces toma meses y años, por recusación de los árbitros, denuncia de los árbitros, etc., haciendo dilatar este proceso, por lo que se está trabajando en una reglamentación haciendo mucho más efectivo un interno que se llama el desistimiento tácito, permitiendo que si después de 30 días no aportan los documentos solicitados se cierre el trámite, y –Certificaciones y copias de registros de las organizaciones sindicales que consiste en solicitudes por los sindicatos al Ministerio como depositarios que somos, del registro sindical, y
-Trabajadores, 2 trámites como son: -Autorización para pagos parciales de cesantías para la realización de planes de vivienda; -autorización para trabajar niños, niñas o adolecentes.

Fases de los trámites..
-A través de cualquier dispositivo electrónico que tenga conexión a internet, antes, debía hacerlo en la Dirección Territorial -DT- más cercana a su residencia;
-De forma electrónica para que queden en la nube de una vez, antes era con formularios físicos,
-Recibe de manera inmediata por correo electrónico, código de verificación; antes debía radicar en las DT y estarse acercando a preguntar por su evolución;
-Se conservan los documentos originales hoy,
-Antes se esperaba respuesta por correo certificado o en algunos casos vía correo electrónico; ahora de una vez por correo electrónico.
-Desde el momento de radicación, el ciudadano puede hacer trazabilidad de su requerimiento o servicio, antes debía acercarse a la división de la DT a solicitarla
-Mantiene disponible la respuesta, antes debía acercarse a la DT por copia de la misma.

La intención, es la de romper esa barrera hacia lo tecnológico, no queriendo decir que cuando el ciudadano se acerque para realizar sus trámites de manera presencial, no se le vaya a atender; igual, será atendido directamente también”

Dialogamos con el Doctor Jairo Cardozo…

J. Manuel Arango C.: Doctor Jairo Cardozo Salazar. Según su exposición y lo que se escucha por parte de empleadores, respecto al fuero especial para mujeres embarazadas y /o en condición de lactancia, de que no emplearan esa población ¿Qué piensa hacer el Ministerio del Trabajo?
Dr. Cardozo. Lo reitero. Lo que busca el Ministerio, es buscar unos espacios de equidad que impidan que los empleadores opten por la vía de no contratar a personas en condición de discapacidad. Que los puedan contratar con plena libertad, sabiendo que van a encontrar rápida solución a la problemática que se puedan presentar con este tipo de trabajadores, para que esa estabilidad laboral reforzada que tienen ellos, no se constituya en una barrera de ingreso a la fuerza laboral. Para ello, queremos reducir los tiempos de trámite, para que el empleador también sepa que no va a necesitar de tres meses, sino q1uer a lo sumo de mes y medio para obtener una respuesta. Todo enfocado a que no haya una barrera de acceso para las personas con discapacidad. Y en ese propósito está la Alta Consejería para la discapacidad

J. M. A. C. Ocurre que cuando los empelados según el Min trabajo son funcionarios públicos se les coarta el derecho de organización y movilización, caso pilotos Avianca en cese de actividades. Antes que se conformara el tribunal de Arbitramiento, fueron despedidos violándoles el fuero sindical. ¿Tiene previsto el Min trabajo, algo para acelerar la conformación de estos Tribunales de Arbitramento?
Dr. Cardozo. Estamos en una situación bien compleja, porque hay muchos trámites que se salen de nuestras manos. Los efectos dilatorios que alguna de las partes emplee, no todas las veces los podemos controlar. Eso sucede, como enla rama judicial, que las partes comienzan cuidando su interés, comienzan a dilatar el proceso, y sigue dilatando cuando tiene una respuesta y así se toma diez o quince años. Aquí acontece, guardada las proporciones también en ese sentido,
Estamos procurando es, primero, dar una organización interna que también lo vamos a trabajar a través de una herramienta tecnológica para mantener al interior del ministerio y nuestra dirección, un mejor control de todos los tramites de arbitramento. Hay una propuesta más ambiciosa, como es la creación de Tribunales de Arbitramento permanentes. Pues hay algo.., como por ejemplo, que los honorarios de los árbitros, los debe pagar el Ministerio del trabajo, siendo un conflicto inter partes de una empresa y un sindicato, lo normal, sería que ellos asuman el tema de los honorarios. Como la pretensión no es generar un perjuicio a las organizaciones sindicales, es que se busca la creación de tribunales permanentes pagos por el estado como un Tribunal Judicial –digamos-. Eso acabaría en buena medida el tema de que la convocatoria de árbitros que es donde más se demora

A su turno, intervienen los panelistas:
Dr. Carlos Andrés Ballén, Inspector de Trabajo y Seguridad Social de la Dirección Territorial Bogotá. Expuso: Trámite para Autorización de Horas Extras, explicando de manera meticulosa, el recorrido o ruta que el solicitante debe tener en cuenta al momento de hacer las solicitudes pertinentes, teniéndose en cuenta que cualquier faltante, le va a demorar respuesta y posiblemente hasta el proceso.
“Una carta con la relación de cargo de los trabajadores que necesita trabajen horas extras; anexando certificado de riesgo laboral; manifestar si existe o no en la empresa un sindicato, porque muchas veces los sindicatos y empresas pactan que no se vaya a afectar el horario normal del trabajo; agregar la cámara de Comercio donde se demuestre la Existencia y representación legal de la empresa”; entre otros.

Dr. Iván Vanegas Pineda, Inspector de Trabajo y Seguridad Social de la Dirección Territorial Bogotá. Expuso: Trámite para la expedición de certificados de personas vinculadas laboralmente en condición de discapacidad, indicando que primer requisito es el certificado de existencia y representación legal de la empresa; solicitud firmada por el representante legal, dirección correcta”….

Dra. Diana Esperanza Díaz Barragán Directora Territorial Bogotá. Expuso: Trámite para expedición de certificados de reclamaciones laborales.

Para finalizar esta jornada de socialización, correspondió al Dr. Iván M. Arango P.a la Dra. Diana Esperanza Díaz Barragán, hacer una demostración de lo que se puede realizar desde el celular o computador con acceso a internet y desde la casa, sin tener que ir al Ministerio del trabajo, como es el buen uso virtual de la Ventanilla Única de Trámites.

Ingresando por la página www.mintrabajo.gov.co , -parte media de página costado derecho: ventanilla única de trámites y servicios, donde aparecen dos opciones: Consultar y Actualizar Trámites y la de radicar Trámites y Servicios.

Tutorial:
Radicar: -radicar, -seleccione el tipo de tramite –son más de 20-, elegimos por ejemplo el de discapacidad, -indicar la situación de modo y lugar brevemente, Nombre del radicado, dirección territorial, en este ejemplo fue Territorial Bogotá, -agregar, Aquí todos los adjuntos que necesite y está permitidos ahí en la plataforma, -continuar, -datos del remitente, -ser muy precisos en estos datos, los correos o demás, no copie y pegue, escribirlos, -agregar, - más detalles de la información, -.aceptar, -ELEGIR TIPO DE DOCUMENTO A ADJUNTAR conforme a los ítems señalados, si se requiere adjuntar algo y no lo hace, el proceso no continua, y ADJUNTAR los que necesite, -radicar, -está seguro que desea realizar? SI, -marcar el cachap o temas de seguridad que pide el sistema en ese instante, -Ahí, TENEMOS EL NUMERO DE RADICADO y el código de seguridad.

Consultar: -Copiar el código de seguridad, -ir a consultar, -pegar allí el código de seguridad o verificación, y ahí aparece el radicado con la información del estado en que se encuentre. Para la notificación de la respuesta, se debe presentar ante la División Territorial personalmente

J. Manuel Arango C.
Director CLARIN de Colombia www.clarindecolombia.info
-Miembro de CONAICOP -Consejo Nal e Internacional de la Comunicación Popular

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